Auswertungstool

Die Website „www.bundesjugendspiele.de“ ist die zentrale Informationsquelle zur Vorbereitung, Durchführung und Auswertung der Bundesjugendspiele. Sie erfreut sich großer Beliebtheit und ist immer auf dem neuesten Informationsstand für Schülerinnen und Schüler, Lehrerinnen und Lehrer sowie Interessierten aus anderen Bereichen.

Das Angebot wird abgerundet durch ein elektronisches Auswertungstool, das Schulen und Sportvereinen Unterstützung bei der Organisation, Auswertung und Dokumentation der BJS-Veranstaltungen leistet.

Das Tool ist als Teil der Online-Plattform konzipiert und besteht aus drei Komponenten:

1. Online-Auswertungstool als Web-App:

Das Tool bietet Nutzern die automatische Auswertung der eingegebenen Leistungen und deckt das gesamte Spektrum aller vorgesehenen Veranstaltungsarten, Disziplinen und Übungen des Handbuchs ab. Der Funktionsumfang deckt alle Veranstaltungsformen, Sportarten und Altersgruppen ab. Besonders hervorzuheben ist die Integration der Auswertungsmöglichkeit für Schülerinnen und Schüler mit Behinderungen.

Die Datenspeicherung folgt den Prinzipien der Datenminimierung und Pseudonymisierung. Personenbezogene Daten werden nur nach Zustimmung der Nutzerinnen und Nutzer verarbeitet. Leistungsdaten werden den anonymisierten Teilnehmenden-Daten über GUID zugeordnet und ausgewertet.

Die umfangreiche Auswertung arbeitet nur mit den minimal benötigten Daten: Alter, Geschlecht und Handicap-Klasse.

Über die Formulare in der Web-App können die erfassten Leistungen über die GUID in das Tool direkt eingegeben werden.

2. Verwaltungs-App:

Verantwortlich für die Verwaltung anderer personenbezogener Daten: Schülerdaten, wie Vor-, Nachnamen und Klasse, werden ausschließlich in der Verwaltungs-App offline gehalten. Für die Kommunikation mit der Plattform über Disziplinen, Übungen und Leistungen werden nur eindeutige Pseudonyme (GUID) benutzt, die nach erstmaliger Kommunikation mit dem Server für jeden Teilnehmer-Eintrag festgelegt werden. Dadurch bleiben personenbezogene Daten in der Verwaltungs-App, die auch die Aufteilung in Riegen und Generierung der Wettkampf-Listen mit GUID und Namen übernimmt.

Die Auswertung der Leistungen und Urkundenvergabe setzt auf das Regelwerk des Bundesjugendspiele-Handbuchs über das Online-Tool. Dadurch ist eine einheitliche Auswertung nach den Richtlinien gewährleistet. Mögliche Änderungen im Regelwerk können Hand in Hand mit dem Handbuch zentral angepasst werden.

Die vom Server ausgewerteten Leistungen und Urkunden werden nach Abschluss der Veranstaltungen durch die Verwaltungs-App heruntergeladen, mit den Namen zusammengeführt und ausgedruckt.

3. Mobile Apps für die Offline-Leistungseingaben

Für die mobile Leistungseingabe direkt am Sportfeld kann die BJS-App genutzt werden. Die Zuordnung der Leistungen erfolgt ebenfalls über GUID.

Durch die Browser- und App-Nutzung kann die Datenerfassung auf mehreren Geräten parallel eingegeben und wesentlich beschleunigt werden.

1.    Nutzungsvoraussetzungen
Es handelt sich um eine kostenlose,  Softwarelösung. Zur Nutzung wird ein internetfähiger PC mit gängigem Browser und optional eine Mailadresse für Registrierung (für die erste Anmeldung) benötigt. Die Verwaltung der Veranstaltungen und Schüler*innen-Daten erfolgt  in einer separaten Verwaltungs-App, Leistungen können über die Verwaltungs-App, Mobile App oder über die Weboberfläche eingegeben werden.

2. Datenschutzkonforme  und zentrale Auswertung
Alle Veranstaltungen und Teilnehmerinnen/Teilnehmer sind in der Verwaltungs-App zu verwalten. Austausch mit dem Server erfolgt pseudonymisiert und enthält keine personenbezogenen Daten. Leistungen werden automatisch nach der Synchronisierung auf dem Server ausgewertet. Kontinuierlicher Zugriff auf sämtliche Funktionen laden dazu ein, auch kleinere Sportevents - angelehnt an die Bundesjugendspiele -  über dieses Tool zu organisieren und dies nicht nur im Kontext Schule, sondern bspw. auch bei Sportvereinen.

3.    Aus dem Blickwickel der User gedacht
Eine durchdachte Benutzerführung kombiniert mit einem übersichtlichen Screendesign sorgen für eine einfache Handhabung auf Userseite. Der interdisziplinäre Dialog mit Vertreterinnen und Vertretern des Deutschen Olympischen Sportbundes/der Deutschen Sportjugend (DOSB/dsj), der Deutschen Leichtathletik-Verbandes (DLV), des Deutschen Turner-Bundes (DTB) und des Deutschen Schwimm-Verbandes (DSV) sorgten während der technischen Realisierung für einen detaillierten Fokus auf die Basis und der damit verbundenen „Praxistauglichkeit“.

4.    Auch für Neues modular ausbaufähig
Der aktuelle Funktionsumfang kann entsprechend neuen Anforderungsmerkmalen einfach ausgebaut und erweitert werden. Somit ist das Tool immer auf dem aktuellen Stand der Technik sowie auch zukünftig erweiterungs- und anpassungsfähig. Updates und neue Module werden zentral eingespielt und können sofort genutzt werden. 

  1. Registrierung / Auswertungstool Account: Wenn Sie eine Email-Adresse angeben haben, bestätigen Sie bitte den Link in der Validierung-Email.
  2. Login: Bitte loggen Sie sich auf der Webplattform ein, lesen Sie und bestätigen Sie alle Hinweise. Diese u.a. geben aktuelle wichtige Hinweise auf Änderungen im System.
  3. Download und Installation der Verwaltungs-App: Die Verwaltungs-App speichert alle personenbezogenen Daten, Ihre Veranstaltungen und Leistungen. Pro Account  darf nur eine Installation erfolgen.
  4. Anmeldung und Synchronisieren in der Verwaltungs-App: Die Verwaltungs-App müssen regelmäßig pseudonymisierte Daten mit dem Server austauschen. Bitte nehmen Sie die Synchronisierung  vor, wenn entsprechende Hinweise angezeigt werden. Hinweis: Alte Daten (von 2019 und älter) im Tool können nach der ersten Synchronisation zu Problemen in der Verwaltungs-App führen. Sollten Sie die Altdaten im Tool nicht mehr benötigen, ist vor der ersten Synchronisation eine vollständigen Datenlöschung im Tool ratsam.
  5. Vorlage Datenimport ausgefüllt Hierdurch stehen Schülerinnen im dem Teilnehmerpool für die weitere Verwendung zur Verfügung. Hinweis: Wenn Daten in die Vorlage kopiert werden, nicht per Copy&Paste (Strg+C und Strg+V) sondern Daten Kopieren (Strg+C) und mit der rechten Maustaste „Werte einfügen“. Dadurch wird die Formatierung der Vorlage beibehalten.
  6. In der Verwaltungs-App Veranstaltung anlegen
  7. In der Verwaltungs-App unter der Veranstaltung eine Teilnehmerliste anlegen
  8. In der Verwaltungs-App unter Meine Veranstaltungen die Veranstaltung auswählen
  9. Teilnehmerliste auswählen (ist noch leer) und unten Teilnehmer zuordnen die Teilnehmer aus dem Teilnehmerpool auswählen und markierte Teilnehmer zuordnen. (bei großen Listen kann die Filterfunktion hilfreich sein). Jetzt steht eine Teilnehmerliste mit Klarnamen und GUID zur Verfügung, die noch in Riegen unterteilt werden kann.
  10. Unter Disziplinen/Übungen kann die automatisch vorgenommene Übungsauswahl bei Bedarf korrigiert werden.
  11. Die Veranstaltungsplanung ist abgeschlossen und es kann eine Synchronisation mit dem Auswertungstool vorgenommen werden. Hinweis: Beim Ausdruck der Riegenlisten wird für jede Riege und Übung eine Liste mit Klarnamen und GUID ausgedruckt.
  12. Im Auswertungstool stehen die anonymisierten Daten jetzt als gesamte Veranstaltung zur Verfügung.
  13. Wahlweise kann jetzt die Mobile App mit dem Auswertungstool synchronisiert werden und die Leistungserfassung ist über das Auswertungstool, in der Verwaltungs-App und über das mobile Endgerät möglich. Für die Berechnung ist eine Synchronisation mit dem Auswertungstool erforderlich. Mittels Synchronisationen werden alle erfassten Leistungsdaten aus der Mobilen-App und der Verwaltungs-App in das Tool übertragen, zusammengeführt, ausgewertet und an die Apps zurückgeführt. Hier ist auch die Synchronisation einer unvollständigen Leistungserfassung möglich.
  14. Wenn alle Leistungen erfasst und mit der Verwaltungs-App synchronisiert sind, wird die Urkundenzuteilung durch den Button "Beim nächstem Synchronisieren erneut auswerten" (Verwaltungs-App / Veranstaltung / Auswertung) und einer erneuten Synchronisation ausgelöst. Dann stehen in der Verwaltungs-App alle Daten und die Urkunden zur Verfügung.
  15. Mit der Schaltfläche „Urkunden herunterladen“ wird ein PDF-Dokument generiert und abgespeichert.
  16. Die Urkundenvorlagen können mit dem PDF-Dokument entsprechend bedruckt werden. Hinweis: Beim Ausdruck darf die Skalierung nicht auf den Druckbereich angepasst werden (Einstellung auf Originalgröße belassen), da die Urkundenvordrucke etwas kleiner als DIN A5 sind und der Ausdruck sonst verkleinert würde und nicht mehr optimal in den Vordruck passt.
  17. In der Verwaltungs-App stehen auch die Bestenlisten zur Verfügung. Hinweis: Im Bereich Bestenliste kann man mittels unterschiedlicher Filterfunktionen Listen erstellen und ausdrucken.
  18. Im Auswertungstool kann dann der Bericht erstellt und ausgedruckt werden.
  19. Hinweis: Bitte exportieren Sie regelmäßig Ihre Daten als Backup

a) Vorbereitung der Teilnehmerdaten zum Datenimport

Die Verwaltungs-App unterstützt den Import von Excel(.xls)- und CSV-Dateien.
Hierbei ist zu beachten:

  • Das Dokument benötigt eine genaue Spaltenreihenfolge und eine präzise Eingabe der Informationen von Ihrer Seite.
  • Nutzen Sie „Standardeinstellung“ bei der Spaltenformatierung mit Ausnahme der Spalte „vier“. Diese ist auf „Datum TT.MM.JJJJ“ einzustellen.
  • Bitte achten Sie darauf, dass keine zusätzlichen Definitionen wie Druckbereiche, Kopf- und Fußzeile oder dergleichen enthalten sind.

Anordnung der Spalten:

  • Spalte 1 →  Name 
  • Spalte 2 →  Vorname 
  • Spalte 3 →  Klasse 
  • Spalte 4 →  Geburtsdatum (TT.MM.JJJJ)
  • Spalte 5 →  Geschlecht (w oder m)
  • Spalte 6 →  Startklasse Handicap
                         (Startklassen siehe Handbuch, kann entfallen falls nicht erforderlich)
                    
    Ein Ansicht und Testbeispiel steht Ihnen unter https://www.bundesjugendspiele.de/downloads/testimport.xls zur Verfügung.

Sie können ebenso auf freie Produkte wie „OpenOffice“ oder „LibreOffice“ zurückgreifen.
Alle nötigen Einstellungen lassen sich auch mit diesen Programmen vornehmen.
Speichern Sie die Datei hierfür als Excel-Dokument (Microsoft Excel 97/2000/XP) ab und überprüfen Sie die Spaltenanordnung.

Möchten Sie die Daten der Schülerinnen und Schüler aus ihrer Schulsoftware nutzen, ist ein Export in das Excel- oder CSV-Format notwendig. Die meisten Schülersoftwarevarianten unterstützen einen solchen Export.

b) Import der Daten in die Verwaltungs-App

Nach erfolgreichem LogIn gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie den Registerreiter „Teilnehmer verwalten“ aus.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Teilnehmerdaten importieren“.
  3. Wählen Sie anschließend das Format Excel oder CSV aus.
  4. Klicken Sie auf „Bitte Datei auswählen“ und wählen Sie eine Datei aus oder ziehen Sie Ihre Datei mit Drag & Drop auf das Feld-
  5. Die Daten aus der Datei werden zur Kontrolle aufgelistet. Ungültige Daten werden gekennzeichnet.
  6. Bestätigen Sie Ihre Aktion durch Drücken der Schaltfläche „markierte Teilnehmer Importieren“. Die Teilnehmerdaten werden importiert
Die Verwaltungs-App bietet Ihnen die Möglichkeit, die Urkunden zu Ihrer Veranstaltung direkt auszudrucken. Dazu wird nach Abschluss der Auswertung der Veranstaltung, ein PDF-Dokument mit den Urkundeninformationen generiert. Mit diesem PDF-Dokument sind Sie nun in der Lage, die Urkunden entsprechend zu bedrucken. Die Urkunden selbst lassen sich aus PDF Programmen drucken, welche das Einstellen des Druckbereichs ermöglichen. Wir empfehlen das Programm „Adobe Reader “ zu nutzen. Es wird kostenlos zum Download angeboten. Den Link zum Download des Programms finden Sie  hier. Gehen Sie nach erfolgreicher Installation der Software wie folgt vor: Öffnen Sie das PDF-Dokument eines Urkundentyps mit „Adobe Reader “.
  1. Stellen Sie unter „Anpassen der Seitengröße“ keine ein.
  2. Deaktivieren Sie die Funktion drehen und zentrieren.
  3. Klicken Sie unter „Datei“ auf das Feld Drucken.
  4. Nehmen Sie die notwendigen Druckeinstellungen von Ihrem Druck vor. (Papiergröße, Papiereinzug etc.).
  5. Es empfiehlt sich, einen Testausdruck auf normalem Papier durchzuführen.
  6. Nach erfolgreichem Testdruck können Sie nun die Urkunden des jeweiligen Urkundentyps ausdrucken.